Śląskie Centrum Przedsiębiorczości

Kontrolującym należy zapewnić pełny wgląd we wszystkie dokumenty (w tym dokumenty elektroniczne) związane z realizacją projektu, umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów, zapewnić pełny dostępu do obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu oraz zapewnić obecność upoważnionych osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu. W szczególności kontrolującym należy udostępnić:

1. Oryginały dokumentów załączonych do wniosków o płatność/wniosku o dofinansowanie/umowy (w szczególności faktury/umowy/kontrakty z wykonawcami, przelewy, specyfikacje do faktur, dokumenty OT/korekty, protokoły przekazania sprzętu/odbioru, tłumaczenia dokumentów/ wyjaśnienia/oświadczenia/informacje uzyskane od sprzedawców, zamówienia, faktury proforma, itp.);

2. Dokumenty potwierdzające realizację celów projektu, potwierdzenie wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku aplikacyjnym;

3. Oryginały ofert handlowych wraz z innymi dokumentami potwierdzającymi rozeznanie rynku (zapytanie ofertowe) oraz ich upublicznienie, tj. zapytanie ofertowe informacja na stronie internetowej, siedzibie firmy oraz inne wskazane w opisie udzielonego zamówienia;

4. Książkę Kontroli;

5. Informacje pokontrolne instytucji, które przeprowadziły kontrolę u Beneficjenta (jeśli dotyczy);

6. Dokument pn. Polityka rachunkowości w sprawie wyodrębniania kont na potrzeby projektu, Zakładowy Plan Kont, wydruki poszczególnych kont wyodrębnionych na potrzeby projektu;

7. Ewidencję Środków Trwałych (wszystkie środki trwałe), tabele amortyzacyjne środków trwałych zakupionych w ramach projektu;

8. Dokumentację ZUS DRA Beneficjenta oraz inne dokumenty finansowe Beneficjenta (np. RZS, bilans przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy, zeznania podatkowe);

9. Umowy lub dokumentację potwierdzającą prawa do posiadania nieruchomości (np. akt własności budynku gdzie zlokalizowany jest projekt);

10. Nagrody, wyróżnienia, certyfikaty uzyskane akredytacje, pozwolenia itp., wymienione we wniosku o dofinansowanie;

11. Ewentualne upoważnienia/pełnomocnictwa;

12. Wgląd do systemu księgowego w zakresie objętym projektem;

13. Miejsce realizacji projektu.

Ponadto przed rozpoczęciem kontroli należy poinformować Śląskie Centrum Przedsiębiorczości o występujących ograniczeniach lub szczególnych wymaganiach wynikających z przyjętych w przedsiębiorstwie zasad lub obowiązujących przepisów prawa, w szczególności wskazujących na konieczność zachowania szczególnych procedur ochronnych, mogących mieć wpływ na możliwość i sposób przeprowadzenia kontroli.

Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent w trakcie kontroli projektu zobowiązuje się zapewnić prawo do m.in.:

1) pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu, przez cały okres ich przechowywania oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów;

2) pełnego dostępu w szczególności do obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu;

3) zapewnienia obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu.

Niespełnienie przez Beneficjenta ww. obowiązku jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli – w konsekwencji Śląskie Centrum Przedsiębiorczości może rozwiązać umowę o dofinansowanie projektu.